Pengaplikasian Sistem Informasi Manajemen

BAB I
PENDAHULUAN


1. Latar Belakang
Dewasa ini persaingan teknologi semakin luas dan penuh dengan kendala
dan juga resiko disebabkan karena dunia usaha berkembang dengan pesat
disegala bidang. Oleh karena itu diperlukan berbagai macam usaha untuk
mengatasi kendala atau resiko didalam lingkungan perusahaan. Maka untuk
mengatasi itu dibutuhkan informasi yang relevan dan akurat. Dalam hal ini
informasi merupakan suatu faktor utama dalam mencapai tujuan dari segala
usaha didalam lingkungan perusahaan
Dalam mengambil keputusan diperlukan suatu analisa berdasarkan
informasi yang dimiliki oleh pengambil keputusan. Pengambilan keputusan
informasi sangat penting karena merupakan substitusi dari kendala atau resiko
yang melingkupi proses pengambilan keputusan. Maka informasi merupakan
suatu faktor pendukung dalam proses pengambilan keputusan, supaya
menghasilkan keputusan yang baik dan benar.
Sistem informasi merupakan bagian dari suatu informasi, dan organisasi
selalu membutuhkan sistem-sistem informasi untuk mengumpulkan data,
mengolah dan menyimpan data serta menyalurkan suatu informasi.
Dengan informasi-informasi tersebut berarti telah membantu suatu
pimpinan didalam pengambilan keputusan yang benar untuk mengarahkan dan
mengendalikan suatu masalah atau aktivitas didalam organisasi.
Pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan yang sistematis
terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan data merupakan tindakan
yang paling tepat.
Pada hakekatnya pengambilan keputusan yang dinilai dari kriteria
persentase pengambilan keputusannya sejauh mana keputusan-keputusan
mempercepat proses pencapaian tujuan suatu organisasi dengan baik dan benar.


BAB II
ANALISA DAN PEMBAHASAN

2.1. Defenisi Sistem Informasi Manajemen
Manajemen dalam perusahaan masih kurang relevan walaupun sistem
informasi manajemen bukan merupakan hal yang baru dalam komputerisasi
yaitu dalam perkembangan dunia usaha zaman sekarang. Sebelum ada
komputer tehnik sistem informasi manajemen telah ada dan berfungsi untuk
memberikan informasi bagi manajer yang memungkinkan mereka merencanakan
serta mengendalikan operasi.
Dengan adanya komputer telah menambah satu atau dua dimensi seperti
ketelitian, penyimpanan data yang lebih baik yang memungkinkan pertimbangan
alternatif yang lebih banyak dalam mengambil suatu keputusan.
Komputer dapat bekerja dengan cepat maka dalam mengolah data,
menganalisa data. mengklasifikasikan data, menyimpan data dan mengambil
data dari tempat penyimpananya bagi komputer perlu tersedia volume data
informasi untuk dikerjakan.
Dukungan informasi dalam pengambilan keputusan meliputi:
a. Sistem informasi manajemen akan mendukung pengambilan keputusan
pada semua tingkat organisasi.
b. Sistem informasi manajemen terdiri dari beberapa orang, komputer
program yang saling interaktif
c. Sistem informasi manajemen yang menunjang pengambilan keputusan
pada lingkungan permasalahan yang terstruktur maupun yang tidak
terstruktur.
d. Sistem informasi manajemen merupakan bagian dari suatu organisasi.
© 2004 Digitized by USU digital library
1

---

2.2. Sistem
Didalam pengambilan keputusan seorang manajer tidak akan terlepas dari
sistem, karena sistem akan membantu untuk menghilangkan suatu keraguan
dan menetapkan kearah mana kita untuk melangkah. Dengan adanya suatu
sistem manajer akan mempunyai pedoman yang pasti didalam pengambilan
keputusan.
Sistem dapat diartikan sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang
saling berkaitan dan beroperasi untuk mencapai beberapa sasaran. Sistem yang
sangat sederhana, memiliki beberapa input dan output pada gambar sebagai
berikut:

INPUT
SISTEM
OUTPUT

Setiap sistem terdiri dari beberapa subsistem yang saling berinteraksi.
Sistem dapat digolongkan dalam tiga bagian yaitu :

1. Sistem Fisik dan Sistem Abstrak.
Sistem fisik adalah bagian-bagian yang saling berkaitan dan beroperasi bersama
untuk mencapai beberapa sasaran dan tujuan yang ingin dicapai.
Misal: sistem keuangan seperti catatan, aturan, prosedur, peratatan, petugas
yang beroperasi mencatatkan data, mengukur pendapatan, dan
menyiapkan laporan. Sistem abstrak suatu susunan gagasan yang teratur
atau konsepsi yang saling tergantung

2. Sistem Deterministik dan Sistem Probalistik
Sistem deterministik adalah sebuah sistem yang beroperasi duluan, cara yang
diramalkan secara tepat dimana interaksi antar bagian-bagian diketahui dengan
pasti.
Misal: program komputer yang melaksanakan secara tepat sesuai dengan
rangkaian instruksinya. Sistem probalistik dapat diuraikan dengan istilah
prilaku yang mungkin, tetapi ada selalu sedikit kesalahan pada awalan
terhadap jalannya sistem.

3. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka
Sistem tertutup sistem yang mandiri yang relatif terisolasi dari
lingkungannya tetapi tidak sama sekali tertutup dalam arti fisik.
Misal: sistem dan manufaktur yang dirancang untuk mengurangi sedapat
mungkin untuk perubahan yang tidak diinginkan dengan lingkungan diluar
sistem.
Sistem terbuka adalah sistem yang mengadakan pertukaran informasi,
materi, energi dan lingkungannya, dimasa pertukaran dapat meliputi
masukan yang acak dan tak tertentu.

Perancang sistem biasanya memilih sistem deterministik yang relatif
tertutup. Ini berarti sebuah sistem yang mantap dan baik yang dapat diduga
(predictable) yang selalu berjalan tepat seperti yang sebenarnya atau
seharusnya. Sistem ini biasanya lebih mudah dirancang dibandingkan dengan
sistem probalistik terbuka, dan juga lebih mudah diatur dan dikendalikan karena
perilakunya yang dapat diduga.

2.3. Informasi
Data adalah fakta dan angka yang tidak digunakan pada sistem
keputusan dan biasanya berbentuk catatan historis yang dicatat dan diharapkan
tanpa maksud untuk segera diambil kembali untuk keperluan pengambilan
keputusan.
Informasi berguna apabila informasi itu dapat digunakan sebagai bahan
untuk mempermudah pengambilan keputusan. Seorang petugas yang
bertanggung jawab atas penyimpanan informasi. Oleh karena jika seseorang
berhalangan tidak berada ditempatnya, informasi yang diperlukan masih bisa
dikeluarkan dari tempat penyimpanannya dengan cepat dan tepat
Informasi adalah data atau fakta-fakta yang telah diproses sedemikian
rupa sehingga berubah bentuknya menjadi informasi. Persyaratan untuk
mengambil keputusan dengan tehnik ilmiah ialah tersedianya informasi yang
dibutuhkan sebagai alat pembantu dalam proses pengambilan keputusan.
Peranan informasi adalah bahwa informasi merupakan alat penunjang untuk
mempermudah pengambilan keputusan.
Arus informasi dimulai dengan mengalirnya keputusan, perintah,
instruksi, pesan dan nasehat dari meja pimpinan kepada unit-unit operasional.
© 2004 Digitized by USU digital library
2

---

Pengolahan data menjadi informasi dapat dianalogikan seperti pengolahan bahan
baku menjadi barang jadi, yang memperlihatkan konsep bahwa informasi bagi
seseorang mungkin dipandang sebagai data mentah bagi orang lain. Informasi
berguna untuk semua macam dan butuh kegiatan dalam organisasi masyarakat
seperti kegiatan perorangan, kegiatan perusahaan maupun kegiatan pemerintah.
Beberapa bidang kegiatan yang memerlukan informasi yaitu:
a) Informasi untuk perencanaan
b) Informasi untuk perumusan kebijaksanaan
c) Informasi untuk penentuan program kerja

Ad. a Informasi Untuk Perencanaan.
Semua kegiatan operasional akan selalu terlibat dalam proses
perencanaan, apakah perencanaan bersifat jangka pendek ataupun
jangka panjang. Untuk mencapai tujuan tersebut perusahaan harus
menyesuaikan perencanaan informasi yang telah ditetapkan.

Ad. b lnformasi Untuk Perumusan Kebijaksanaan.
Tugas perumusan kebijaksanaan semakin penting dalam
kebijaksaanaan organisasi harus didasarkan pada ketentuan dalam
perusahaan, dalam hal ini kebijaksanaan merupakan salah satu tugas
yang sangat penting dari suatu pimpinan baik secara umum seluruh group
organisasi maupun secara khusus untuk unit-unit organisasi. Perumusan
kebijaksanaan harus didasarkan kepada informasi yang up to date yang
lengkap dan dapat dipercaya. Kebijaksanaan adalah keputusan yang
dilakukan untuk melakukan suatu tindakan yang tidak merugikan orang
lain.
Ad. c Informasi Untuk Penentuan Program Kerja
Penentuan program kerja selalu didasarkan pada program kerja
mana yang harus didahului dan apa yang dapat ditunda sementara.
Dalam menentukan skala prioritas program kerja secara tepat,
dibutuhkan data informasi tentang faktor tenaga kerja yang tersedia,
sumber pembiayaan, lokasi pelaksanaan, sistem pelaporan, sistem
penilaian umpan balik yang hendak dipakai dan keuntungan-keuntungan
yang akan diperoleh.

Mengingat pentingnya peranan informasi dalam proses pengambilan
keputusan kiranya dapat diterima jika dikatakan pengembangan itulah yang
menentukan berhasil tidaknya sistem informasi itu membantu pimpinan dalam
pengambilan keputusan.
Langkah-langkah yang perlu diambil dalam pengembangan sistem
informasi adalah :
1. Identifikasi masalah dalam arti bahwa hakekat dari pada masalah
informasi dalam organisasi harus disadari pentingnya.
2. Melakukan feasibility study artinya, suatu studi perlu dilakukan untuk
melihat sampai sejauh mana pengembangann sistem informasi itu
mungkin dilaksanakan ditinjau dari semua permasalahan seperti tenaga
kerja, timing yang tepat, penggunaan informasi yang dihasilkan dan
pengembangan terhadap pengambilan keputusan.
3. Hasil feasibility study disampaikan kepada pimpinan organisasi untuk
diterima atau ditolak.
4. Dengan diterimanya hasil feasibility study, langkah selanjutnya ialah
menyelesaikan "system design" yang terperinci.
5. Diterimanya "system design" yang terperinci segera memerlukan
pembinaan suatu sistem organisasi bagi para pemakai penyusun
program-program pelaksanaan.
6. Jika langkah kelima telah diambil dengan berhasil, barulah sistem ini
dilaksanakan diikuti oleh suatu cara penilaian dapat disempurnakan terus.

Adapun langkah-langkah dari proses transformasi data adalah sebagai
berikut :
1. Capturing of date
Pengumpulan data dengan mencatat data yang dirasa perlu dan ada
hubungannya dengan tugas yang dijalankan dan masih merupakan data mentah.
2. Veryfying of date
Memeriksa kebenaran catatan atau data yang ada, setelah ada
pembuktian bahwa data telah benar dan tepat maka diolah menjadi informasi.

© 2004 Digitized by USU digital library
3

---

3. Classifying of date
Mengklasifikasikan data yang dikumpulkan dalam berbagai kelompok
sesuai dengan keinginan sipemakai atau orang yang memerlukan data.
4. Aranging of date atau sorting
Menempatkan atau penyempurna data kedalam urutan-urutan khusus
sesuai dengan kebutuhan sipemakai.
5. Summaring of date
Data yang telah dikumpulkan disingkatkan dan disusun menjadi laporan
secara logika atau berdasarkan matematika.
6. Sorting of date
Penyimpanan data bentuk laporan-laporan yang dapat disebut atau
disimpan kembali pada saat data tersebut diperlukan.
7. Retrieving of date
Mengambil kembali data yang telah disimpan untuk memperoleh
informasi.
8. Communicating
Bermanfaat untuk mentransfer data dari suatu tempat kelompok lain.
9. Reproducing
Memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan, dengan jalan fotocopy
atau magnetick disk.

Dengan langkah-langkah dalam proses transformasi data tersebut diatas
pada hakekatnya ada beberapa metode yang dapat dipergunakan untuk
memproses data menjadi informasi yaitu dengan mengunakan komputer. Jika
seseorang meminta untuk melihat suatu sistem informasi dari organisasi, yang
ditunjukkan adalah komponen fisiknya, pertanyaan apa saja yang diproses oleh
komponen tersebut dapat dijawab dengan fungsi pengolahan atau dengan
keluaran-keluaran sistem.

2.4 . Manajemen
Manager pada suatu operasi berfungsi sebagai perencanaan,
pengorganisasian, dan mengendalikan operasi. Mereka merencanakan dengan
menetapkan tujuan dan memilih tindakan yang terbaik untuk mencapai tujuan
yang direncanakan.
Manajemen dapat didefinisikan sebagai kemampuan atau keterampilan
untuk memperoleh hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-
kegiatan manajemen tidak melaksanakan sendiri kegiatan yang bersifat
operasional melainkan mengatur tindakan-tindakan pelaksana oleh sekelompok
yang disebut bawahan.
Ditinjau dari suatu proses manajemen bahwa manajemen merupakan
sebuah proses yang khas terdiri dari tindakan-tindakan, perencanaan,
pengorganisasian, pengerahan, dan pengawasan untuk menentukan serta
mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya
manusia. Pengambilan keputusan oleh seorang manager dituntut untuk memilih
tindakan yang memberi hasil optimal dengan biaya terendah dan resiko
keinginan yang paling kecil. Keputusan-keputusan ini dapat dicapai tanpa
informasi yang lengkap.

2.5. Sistem Informasi Manejemen
Dari uraian-uraian yang sudah ada secara umum dapat dikatakan bahwa
sistim informasi manajemen merupakan suatu sistem yang dirancang untuk
menyediakan informasi pilihan yang digunakan berorientasi kepada keputusan
yang diperlukan.
Dalam proses pengambilan keputusan bahwa sistem informasi
manajemen pada hakikatnya saling berkaitan dengan kegiatan-kegiatan
manajemen, karena selalu dilaksanakan dengan menggunakan sarana
komunikasi antara pihak manajemen atau pimpinan dengan pihak bawahannya
baik dalam bentuk tulisan maupun bentuk lisan.
Jadi sistem informasi manajemen tidak hanya mengelola data menjadi
informasi, tetapi juga menyalurkan informasi-informasi tersebut pada pihak-
pihak yang membutuhkan untuk proses pengambilan keputusan.







© 2004 Digitized by USU digital library
4

---

BAB III
KESIMPULAN

Berdasarkan uraian-uraian dari pembahasan dapat diperoleh kesimpulan
sebagai berikut:
• Penyampaian informasi dilakukan dalam bentuk tulisan dan lisan dengan
komunikasi satu atau dua arah untuk pengambilan keputusan.
• Proses pengambilan keputusan dianggap sebagai arus dari penyelidikan,
perancangan, dan pemilihan.
• Hakekat dari pada pengambilan keputusan merupakan suatu pendekatan
yang sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta-fakta dan
data penentuan yang matang dan alternatif yang dihadapi dan
pengambilan tindakan paling tepat dengan resiko yang paling kecil.
• Bahwa pengambilan keputusan tidak ada hal yang terjadi secara
kebetulan.
• Proses pengambilan keputusan adalah merupakan suatu tehnik ilmiah
untuk memecahkan suatu masalah dalam organisasi.
• Dengan sistem informasi manajemen yang baik maka akan
memungkinkan pilihan pengambilan keputusan mendapatkan keterangan-
keterangan yang relevan dan akurat, cepat dan sistemalis.